Sau khi tìm hiểu các cách thức cũng như bước để chốt sổ bảo hiểm xã hội thì chắc hẳn bước tiếp theo bạn quan tâm đến là các mẫu công văn, giấy tờ cũng như thủ tục và một số lưu ý về việc chốt sổ BHXH. Bài viết dưới đây dichvuketoan.info.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu về mẫu công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội cùng với đó là thủ tục, quy định và một số lưu ý về việc chốt sổ bảo hiểm xã hội. Cùng dichvuketoan.info.vn tìm hiểu thôi nào.

1. Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là quá trình ghi lại quá trình đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp trên sổ bảo hiểm xã hội của người lao động khi họ dừng đóng bảo hiểm xã hội tại một đơn vị nào đó.

Điều này xảy ra khi người lao động đã không làm việc tại công ty nữa, khi họ nghỉ việc hoặc khi công ty ngừng hoạt động.

2. Mẫu công văn chốt sổ bảo hiểm xã hội mới nhất

Tải mẫu công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện/Thị xã quản lý bảo hiểm xã hội của Công ty

– Tên đơn vị: Công ty ABC

– Mã số quản lý: 123456789 (mã số sử dụng để đóng bảo hiểm xã hội hàng tháng của công ty)

– Địa chỉ: 123 Đường ABC, Quận XYZ, Thành phố HCM

Tháng 5 năm 2023, nhân sự làm việc cho Công ty ABC có sự thay đổi. Công ty ABC và (một số) Người lao động tiến hành thanh lý Hợp đồng lao động, cụ thể:

1. Thanh lý Hợp đồng lao động với Ông/Bà: Nguyễn Văn A
2. Thanh lý Hợp đồng lao động với Ông/Bà: Nguyễn Thị B

Để hoàn tất các trách nhiệm của Công ty theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, Công ty gửi công văn này đến Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện/Thị xã quản lý bảo hiểm xã hội của Công ty đề nghị chốt sổ bảo hiểm xã hội đối với các cá nhân có tên trên.

Hồ sơ gửi kèm bao gồm:

1. Biên bản thanh lý Hợp đồng lao động số 123 giữa Công ty ABC và Ông/Bà Nguyễn Văn A;
2. Biên bản thanh lý Hợp đồng lao động số 234 giữa Công ty ABC và Ông/Bà Nguyễn Thị B;
3. Bản sao giấy tờ pháp lý của Ông/Bà Nguyễn Văn A;
4. Bản sao giấy tờ pháp lý của Ông/Bà Nguyễn Thị B.

Đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét, giải quyết theo quy định.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY

                                                                                                                                                                                                                 Chức danh

                                                                                                                                                                                                   (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

3. Thủ tục chốt sổ BHXH

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để chốt sổ Bảo hiểm xã hội

• Để thực hiện chốt sổ bảo hiểm, đơn vị cần chuẩn bị các tài liệu sau đây:
• Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103 và kê khai các giấy tờ đi kèm.
• Danh sách kê khai lao động cần thực hiện chốt sổ bảo hiểm Mẫu D02-TS.
• Sổ BHXH của người lao động đó.
• Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (nếu có).
• Giấy kê khai thông tin cần thay đổi (nếu cần điều chỉnh thông tin) Mẫu TK01-TS.
• Thẻ bảo hiểm y tế của người lao động, nếu thời hạn sử dụng còn hiệu lực.

Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ cho cơ quan Bảo hiểm xã hội

Đơn vị có thể lựa chọn hai phương thức nộp hồ sơ bao gồm: nộp  trực tiếp tại văn phòng Cơ quan BHXH,gửi giấy tờ qua bưu điện đến Cơ quan BHXH quản lý nơi trụ sở chính của công ty hoặc nộp hồ sơ quang internet (nếu không kèm thẻ BHYT còn hiệu lực).

4. Quy định về chốt sổ BHXH

Theo Luật BHXH 2014, Khoản 5, Điều 21:

Người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ BHXH cho người lao động khi hợp chấm dứt. Đồng thời, theo Bộ luật Lao động 2019, Khoản 3, Điều 48, người sử dụng lao động cũng phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại các giấy tờ liên quan cho người lao động.

Người lao động không có quyền tự chốt sổ BHXH mà cần phải phối hợp với người sử dụng lao động để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của sổ BHXH. Theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam, các đơn vị nợ tiền đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, và bệnh nghề nghiệp phải thực hiện đóng đủ các khoản phải nộp và cung cấp sổ BHXH để cơ quan BHXH có thể giải quyết các quyền lợi về bảo hiểm cho người lao động.

Nếu doanh nghiệp còn nợ tiền bảo hiểm, thì các doanh nghiệp đó cần xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng đủ. Sau khi các khoản nợ đã được thanh toán, doanh nghiệp sẽ được cung cấp xác nhận bổ sung cho sổ BHXH. Trong tình huống người lao động nghỉ việc mà đơn vị cũ chưa chốt sổ BHXH, người lao động có quyền liên hệ với đơn vị đó để yêu cầu hoàn thiện thủ tục chốt sổ BHXH. Nếu doanh nghiệp đó từ chối hoặc không thực hiện, người lao động có quyền khiếu nại tới Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc có thể tiến hành khởi kiện tại Tòa án nhân dân tại nơi đơn vị đặt trụ sở chính để kiện doanh nghiệp vì vi phạm quy định.

Xem thêm: Quy định mới về chốt sổ bảo hiểm xã hội

5. Một số lưu ý về chốt sổ bảo hiểm xã hội

5.1 Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội là bắt buộc khi thay đổi chỗ làm

Theo quy định, khi hợp đồng lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động chấm dứt, người sử dụng lao động phải thực hiện các thủ tục để chốt sổ bảo hiểm xã hội và hoàn trả lại sổ cùng một số giấy tờ liên quan cho người lao động.

Tuy vậy, vẫn có một số trường hợp đặc biệt khi người sử dụng lao động không thực hiện việc chốt sổ cho người lao động hoặc đang nợ tiền bảo hiểm xã hội, khiến cho việc chốt sổ trở nên khó khăn. Trong tình huống này, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hay Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội để được can thiệp và hỗ trợ kịp thời

Bên cạnh đó, nếu người lao động chuyển công việc sang công ty mới, thì họ có thể cung cấp mã số BHXH (số sổ bảo hiểm xã hội) cho công ty mới để tham gia bảo hiểm xã hội, ngay cả khi việc chốt sổ chưa hoàn thành. Điều này giúp người lao động tiếp tục quá trình đóng bảo hiểm xã hội trong công ty mới mà không gặp nhiều  trở ngại.

5.2 Việc chốt sổ bảo hiểm cho người lao động do người sử dụng lao động thực hiện

Khi người sử dụng lao động không thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động,thì người lao động cũng không có quyền tự chốt sổ cho mình. Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động, đã được quy định trong Khoản 5, Điều 21 của Luật Bảo hiểm Xã hội năm 2014, đòi hỏi:

Người sử dụng lao động phải: Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Vì vậy, người lao động không có  quyền tự mình chốt sổ bảo hiểm xã hội. Trách nhiệm này thuộc về người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật.

Xem thêm: Người lao động có thể tự đi chốt sổ bảo hiểm xã hội

5.3 Lưu ý về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Các giấy tờ cần thiết để thực hiện việc chốt sổ BHXH bao gồm:

• Tờ bìa sổ BHXH: Chứa thông tin cơ bản về người lao động và đơn vị sử dụng lao động.
• Tờ rời của sổ BHXH (nếu có): Bao gồm thông tin về các khoản đóng BHXH hàng tháng.
• Tờ khai đơn vị tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT: Dùng để cung cấp thông tin về đơn vị sử dụng lao động và điều chỉnh thông tin liên quan đến BHXH, BHYT. (Mẫu TK3-TS).
• Danh sách các lao động tham gia bảo hiểm: Ghi chi tiết thông tin về lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động… .Bảng kê thông tin: Sử dụng để ghi chi tiết về các khoản đóng BHXH của người lao động và đơn vị sử dụng lao động.( Mẫu D01-TS)
• Công văn chốt sổ của đơn vị: Đây là công văn xác nhận việc chốt sổ BHXH và cung cấp thông tin liên quan.( Mẫu D01b-TS)

Cần chuẩn bị và nộp đầy đủ các giấy tờ này giúp đảm bảo quyền lợi và dễ dàng theo dõi thông tin liên quan đến BHXH của người lao động. Hồ sơ được nộp đến cơ quan Bảo hiểm xã hội, và thời gian giải quyết không vượt quá 05 ngày tính từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Xem thêm: Phiếu giao nhận hồ sơ chốt sổ bhxh

Bài viết trên chắc hẳn đã giúp cho bạn hiểu rõ về mẫu công văn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội cũng như thủ tục, quy định và một số lưu ý về chốt sổ bảo hiểm xã hội. dichvuketoan.info.vn hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc chốt sổ bảo hiểm xã hội. Nếu có thắc mắc gì về bảo hiểm xã hội bạn có thể liên hiện với dichvuketoan.info.vn qua các thông tin liên hệ bên dưới chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn giải đáp thắc mắc một cách nhanh chóng.